Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihren Mitarbeitern einen Prozess im Unternehmen so verständlich erklären können, dass er von den Mitarbeitern sofort verstanden wird. So erkennen die Mitarbeiter die Vorteile und sind bereit, den neuen Prozess auch umzusetzen.

Schritt 1: Welche Fragen sollten geklärt werden?

Folgende Fragen sollten Sie sich vorab stellen:

• Was beinhaltet der neue Prozess?
• Was ist wichtig, was kann weggelassen werden? 
• Für welche Mitarbeiter gilt der Prozess? 
• Ab wann gilt der neue Prozess?
• Was sind die Vorteile vom neuen Prozess für den Mitarbeiter? 
• Wer hilft, wenn etwas nicht klar ist beim neuen Prozess?
• Bis wann muss der neue Prozess verstanden und umgesetzt werden? Ab sofort oder ab. 1 Mai?
• Gibt es bereits Unterlagen welche den neuen Prozess erklären?
• Gibt es einen Call to Action? Etwas was der Mitarbeiter jetzt gerade machen soll?

Schritt 2: Wie kann die Schulung inkl. vielen Umsetzungstipps aus der Praxis aufbereitet werden ?

So gehen Sie vor, um die Mitarbeiter-Schulung für den neuen Prozess aufzubereiten: 

• Den neuen Prozess so einfach wie möglich erklären
• Einfache Kommunikation nutzen 
• So wenig Fachwörter wie möglich nutzen
• So kurz wie möglich halten: Alles, was nicht zwingend relevant ist, weglassen
• Mit Beispielen Arbeiten
• Erklärung in eine Geschichte verpacken (Beispiel: Zeigen Sie, wie ein Mitarbeiter mit dem neuen Prozess arbeitet)
• Vorteile des neuen Prozesses für den Mitarbeiter aufzeigen (an mehreren Stellen in der Schulung)
• Gründe für die Einführung des neuen Prozesses erklären (warum?)
• Zweifel ausräumen, die ein Mitarbeiter haben könnte
• Einen Kontakt oder eine Informationsquelle zur Beantwortung von Fragen bereitstellen 
• Einen Call to Action hinzufügen. “Gehe jetzt dort hin und mache das»

Wir benutzen zur Aufbereitung von Schulungen für neue Prozesse ein Storyboard. Hier können Sie sich kostenlos eine Storyboardvorlage herunterladen.

Schritt 3: Welches Medium soll für die Schulung verwendet werden?

Möglichkeiten an verschiedenen Medien, um den neuen Prozess zu kommunizieren:

• Textform
• Klassiker: PowerPoint-Präsentation.
• 1:1 Schulungen
• Selber ein Video aufnehmen
• Erklärvideo erstellen (lassen)

Jedes Medium hat vor und Nachteile. 

Wir von Swissanimate arbeiten erfolgreich mit Erklärvideos. Der Vorteil von den Videos ist, dass die wichtigsten Informationen in kurzer Zeit und auf den Punkt vermittelt werden können.

Menschen schauen lieber Videos als dass sie Texte lesen. Videos sind langlebig und können in der Zukunft auch für das Onboarding von  neuen Mitarbeitern genutzt werden. Einmal erstellt, kann das Schulungsvideo immer wieder verwendet werden. Kein Mitarbeiter muss selbst vor die Kamera oder vor vielen Menschen etwas erklären.  

Wie ein erfolgreiches Schulungsvideo umgesetzt werden kann, können Sie sich hier anschauen:

Schritt 4: Wie kommen die Informationen zum Mitarbeiter?

An dieser Stelle können Sie sich überlegen, wie neue Mitarbeiter in Zukunft geschult werden sollten.

Einige Möglichkeiten:

• Mitarbeiterversammlung
• 1:1 Schulung
• Versand via E-Mail
• Schulungsseite im Intranet
• E-Learning
• ….

Schritt 5: Nachbereitung - Wie kann die Schulung verbessert werden?

Während der Nachbereitung sollten Sie sich überlegen, ob und wie Sie die Schulung für den neuen Prozess noch verbessern können. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist die Schulung verständlich?
• Kommen viele Rückfragen?
• Wird der neue Prozess umgesetzt?
• Verstehen die Mitarbeiter den neuen Prozess?

Mit der Auswertung der Antworten auf diese Fragen können Sie die Prozess-Schulung anpassen. 

 Schritt 6: Nachschulung

Sie können entscheiden ob es sinnvoll ist, die Schulung nach einer gewissen Zeit zu wiederholen.  Wenn Sie die Schulung zum neuen Prozess nach unserer 6-Schritte-Anleitung aufbauen und sich vorab die wichtigsten Fragen stellen, dann werden Ihre Mitarbeiter den neuen Prozess gut verstehen und auch umsetzen.

Seit über 8 Jahren helfen wir Firmen, komplizierte Prozesse oder Dienstleistungen so zu erklären, dass diese einfach verstanden werden. Wir machen das mit Hilfe von animierten Erklärvideos. 

Haben Sie Fragen dazu, wie Sie Ihren Mitarbeitern einen Prozess verständlich erklären können?

Dann kontaktieren Sie uns gerne 

Klick hier:

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Das Versicherungsunternehmen SwissLife hat alle Prozesse auf papierlose Kommunikation umgestellt. Das bedeutete einige Veränderungen im Arbeitsalltag.

Um den Mitarbeitern die neuen digitalen Prozesse und Abläufe so leicht und verständlich wie möglich zu erklären, wurden die neuen Prozesse anhand von Erklärvideos kommuniziert:

Hier geht es zur Case Study "Papierlose Kommunikation" von SwissLife.